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企业为什么需要自己的电子邮件系统?

一、企业为什么需要自己的电子邮件系统?

电子邮件给人们带来的便利毋庸置疑。看看周围,电子邮件无所不在:名片、广告、报纸、电视,随时会以各种形式出现在你的视觉里。别人都用电子邮件了,你不用,行吗?电子邮件是继电话、电报、传真之后最快捷、最方便的通讯工具,是20世纪人类最伟大的发明,无论你现在从事什么行业、什么职业,无论你是否用过电子邮件,它都会将你和社会越来越紧密地联系在一起,成为你生活的一部分。你会越来越清晰地感觉到,你是社会的一分子,社会也因你而精彩。
随着计算机的普及企业信息化进程的迅速发展,企业与企业之间、企业员工与其他企业员工之间、企业内部员工之间,电子邮件的使用频率在逐年升高。据调研机构Dimension Data日前公布的调查报告显示,企业雇员之间并不喜欢见面或通过电话交流。该报告指出,企业雇员之间在公司的交流主要是通过电子邮件形式进行的,而不是电话,或直接见面。
调查结果显示,通过电子邮件交流的比例高达100%。相比之下,电话的使用率为80%,而IM的为例比66%
此外,70%的被调查者表示,电子邮件对提高他们的工作效率起到积极作用。而传统固定电话的比例为53%,移动电话的比例为52%
总结起来现在企业邮件的使用越来越频繁,那么企业建立自己的企业邮箱有着重要的意义如下:
1
.安全的需要 
邮件通讯和其它通讯方式如电话、传真有所不同,一封邮件可以嵌入几十兆字节的附件,足可以把所有的机密信息发到任何地方。如果没有自己的邮件系统,无疑是把通讯的利器握在别人手里,在享受便利的同时,也可能会伤到自己。星云互联邮件系统可以使用监控、审计、日志等功能,邮件流动一目了然,信息传递尽在掌握。
2
.内部沟通的需要 
一个2人以上的团队,就涉及到沟通和交流,更何况十几人、几十人、上百人、上千人上万人的企业。企业内部人员的沟通远比与外界的沟通频繁,通过电子邮件系统在局域网内即可完成大部分日常工作,如安排任务、发布通知、汇报工作、传递资料等。
归档的需要。邮件系统运行几年之后,会沉积大量的文档、资料,将这些资料归档、整理,可以变为整个企业可以再用知识库。基于邮件系统和邮件列表的知识管理、归档、备份,是企事业单位领导长远利益的考虑。
3
.企业形象的需要 
名片上印上自己的域名邮箱,对于企业形象提升、品牌塑造是一个潜移默化影响。
由此可见,电子邮件系统,不是可有可无的玩艺儿,不是提升企业形象的符号,而是的确能够开源节流,给企业带来效益的信息化利器。企业内部电子邮件系统和企业内部程控交换机、内部电话计费系统一样重要,让信息在企业内外部高速运动,将企业与外界紧密联系在一起。说电话和电子邮件系统构成企业的神经和血管,一点都不为过。

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二、企业应该选择什么样的电子邮件系统?


电子邮件系统形形色色,五花八门,国内的、国外的,windows下的、linux下的,企业级的、电信级的,让许多人摸不着头脑。企业在选择自己的邮件系统时,的确要先看看,多方比较,结合自己的实际情况,选择最适合自己的邮件系统。


一般说来,企业在选购邮件系统时,先要明确以下几点:


1、企业内部是否已建好局域网,是否可以通过其中的一台电脑上网(需要猫、ISDNxDSL,DDN、以太网上网、光纤等之一与互联网连接的物理链路)。
2、企业是否已申请域名
3、企业内部网是否有固定IP地址(互联网上可访问的唯一IP)。
4、是否有独立的硬件设备作为邮件服务器。
5、企业目前的人数,和未来13年内人数的增长情况。
6、其它还需要确定的有:邮箱大小分配、邮件病毒扫描等。

如果没有完成12项,是没有办法装邮件系统的,必须先完善企业内部网及上网条件。
如果没有固定IP地址,安装一般的邮件系统则只能发不能收,购买福洽公司的星云互联?邮件系统,需要增加邮件网关模块,这一点购买时需注意。
必须有单独的PC机作为服务器。因为邮件系统需要24小时工作,如果邮件服务器兼做文件服务器、防火墙等服务是可以的。
一般的邮件系统都是根据用户数定价的,既要考虑当前的需要,又要为今后留有扩充的余地,本着够用、适度超前的原则,避免不必要的浪费。
购买是一定要问清楚邮件系统的功能,是否支持WEB方式管理、是否支持部门邮件列表、是否支持邮件病毒扫描等,必要的话,可以网上先试用一下,或下载DEMO版试用。

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三、选择邮件系统应该注意哪些?


企业为保证邮件系统可靠稳定,要选择一个合适的邮件系统。当前市场上邮件系统的售价极为悬殊,从几千元到数十万元,甚至到百万元。不同的邮件系统产品的特性也五花八门,各有千秋。这些都导致企业在邮件系统选购时经常会有一些误区,主要有以下几点:


1.速度最快的就是最好的?
这种情况主要因为很多邮件系统评测数据的误导,用户在选购的时候被性能指标迷惑,往往倾向于每秒投递数据高邮件系统。除了投递数量之外,投递的成功率、投递失败后重新投递次数也很重要。有时候,如果DNS不稳定、对方邮件服务器不正常,会导致投递失败。星云互联?邮件系统有一个延时重试算法,第一次投递失败后,400秒后会尝试第二次投递;第二次投递失败后,1600秒后会尝试第三次投递,以此类推。一周内邮件在邮件队列中进行多次投递尝试。一周后,邮件还是投递失败,则认为是永久投递失败,从邮件队列中清除。在保证投递成功率的基础上,投递速度才是有意义的。


2.功能最全、价格贵的就是最好的?
这种现象是相信全功能邮件系统,认为邮件系统要包括所有的模块,求大而全,不求专而精,有的邮件系统做了很多功能,语音邮件、视频邮件、日程安排等,其实很少用到。星云互联?邮件系统功能不是很多,但都比较实用,能简单才不简单。软件就是用的,好用、易用就是会赢得用户。


四、企业邮件系统应用发展趋势如何?


企业需要什么样的邮件系统?既能实现内部信息快速沟通、又能完成对外信息交换,这是企业对邮件系统的最基本要求。可是要真正能做到这一点并不容易。为什么?一般的邮件系统如Exchange, Lotus 要实现正常邮件收发功能,必须要有Internet唯一固定的IP地址,否则就会收不到信。如果托管到IDC,很容易解决IP,实现外部收发当然没有问题,但企业内部的邮件通讯就会很麻烦,发给局域网其它用户的邮件要先发到外部托管的邮件服务器,然后再由局域网另一用户从外部邮件服务器收下来,这封信绕了一圈,当邮件附件很大时,效率非常低,而且占用带宽,浪费不少通讯费用。如果把邮件服务器放在企业内部,要求企业有固定IP,就国内目前的网络环境来说,IP地址很紧张,一般申请DDN才会有固定IP DDN的费用很高,一般企业也无力承受。
星云互联?邮件系统的出现,就解决了这个问题。一方面,星云互联?邮件系统是个完善的邮件服务器,支持标准SMTP, POP3, IMAP 协议;另一方面,星云互联?邮件系统还可以挂接一个邮件网关,定时收发外部邮件,使得没有IP地址,也能够正常收发内外部邮件。目前星云互联?邮件有windows版本/Linux AS4/BSD4/Solaris9/CentOS4. 


随着企业信息化的深入,随着通讯手段的日益增多,电子邮件系统也不断成为其它通讯手段的基础平台,从而起着越来越重要的作用,我觉的企业邮件系统会有如下发展趋势:

1.多种通讯手段集成,如邮件和短消息、邮件和传真、邮件和语音等紧密集成,融为一台,成为UMS统一消息平台。
2.GroupWare . 以邮件系统为核心,形成类似OA系统的协同办公管理系统。与OA不同的是,OA强调工作流,适合于企业、行政审批部门;GroupWare注重合作、协同,即时沟通,文件共享,更适合一般企业办公应用。
3.嵌入式邮件。嵌入到个人信息通讯设备中。



综上所述,企业选择一款合适的邮件系统不但提升了企业形象,克服员工流动的影响,留住客户,随时随地对邮件进行监控备份,而且还能很好地节约办公成本,提高效率,更能提高企业信息化水平,走到世界的前端!


综上所述:(建立企业邮箱的好处)

1、建立企业中央文档库,为企业积累经验知识等无形资产;
2、实现企业内部资源的共享,提高信息数据的使用效率;
3、提高工作效率,便于协同工作,有利于团队建设;
4、减少人员流动带来的负面影响,保障工作的延续性;
5、将知识经验有效转化为生产力,显著降低企业成本;
6、优化规范化程度和工作透明度,提高企业自身管理能力

作者: 时间:2015-10-20 阅读:1912 分享到: