一、企业为什么需要自己的电子邮件系统？
电子邮件给人们带来的便利毋庸置疑。看看周围，电子邮件无所不在：名片、广告、报纸、电视，随时会以各种形式出现在你的视觉里。别人都用电子邮件了，你不用，行吗？电子邮件是继电话、电报、传真之后最快捷、最方便的通讯工具，是20世纪人类最伟大的发明，无论你现在从事什么行业、什么职业，无论你是否用过电子邮件，它都会将你和社会越来越紧密地联系在一起，成为你生活的一部分。你会越来越清晰地感觉到，你是社会的一分子，社会也因你而精彩。
随着计算机的普及企业信息化进程的迅速发展，企业与企业之间、企业员工与其他企业员工之间、企业内部员工之间，电子邮件的使用频率在逐年升高。据调研机构Dimension Data日前公布的调查报告显示，企业雇员之间并不喜欢见面或通过电话交流。该报告指出，企业雇员之间在公司的交流主要是通过电子邮件形式进行的，而不是电话，或直接见面。
调查结果显示，通过电子邮件交流的比例高达100%。相比之下，电话的使用率为80%，而IM的为例比66%。
此外，70%的被调查者表示，电子邮件对提高他们的工作效率起到积极作用。而传统固定电话的比例为53%，移动电话的比例为52%。
总结起来现在企业邮件的使用越来越频繁，那么企业建立自己的企业邮箱有着重要的意义如下：
1．安全的需要
邮件通讯和其它通讯方式如电话、传真有所不同，一封邮件可以嵌入几十兆字节的附件，足可以把所有的机密信息发到任何地方。如果没有自己的邮件系统，无疑是把通讯的利器握在别人手里，在享受便利的同时，也可能会伤到自己。星云互联邮件系统可以使用监控、审计、日志等功能，邮件流动一目了然，信息传递尽在掌握。
2．内部沟通的需要
一个2人以上的团队，就涉及到沟通和交流，更何况十几人、几十人、上百人、上千人上万人的企业。企业内部人员的沟通远比与外界的沟通频繁，通过电子邮件系统在局域网内即可完成大部分日常工作，如安排任务、发布通知、汇报工作、传递资料等。
归档的需要。邮件系统运行几年之后，会沉积大量的文档、资料，将这些资料归档、整理，可以变为整个企业可以再用知识库。基于邮件系统和邮件列表的知识管理、归档、备份，是企事业单位领导长远利益的考虑。
3．企业形象的需要
名片上印上自己的域名邮箱，对于企业形象提升、品牌塑造是一个潜移默化影响。
由此可见，电子邮件系统，不是可有可无的玩艺儿，不是提升企业形象的符号，而是的确能够开源节流，给企业带来效益的信息化利器。企业内部电子邮件系统和企业内部程控交换机、内部电话计费系统一样重要，让信息在企业内外部高速运动，将企业与外界紧密联系在一起。说电话和电子邮件系统构成企业的神经和血管，一点都不为过。
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二、企业应该选择什么样的电子邮件系统？
电子邮件系统形形色色，五花八门，国内的、国外的，windows下的、linux下的，企业级的、电信级的，让许多人摸不着头脑。企业在选择自己的邮件系统时，的确要先看看，多方比较，结合自己的实际情况，选择最适合自己的邮件系统。
一般说来，企业在选购邮件系统时，先要明确以下几点：
1、企业内部是否已建好局域网，是否可以通过其中的一台电脑上网（需要猫、ISDN、xDSL,DDN、以太网上网、光纤等之一与互联网连接的物理链路）。
2、企业是否已申请域名
3、企业内部网是否有固定IP地址（互联网上可访问的唯一IP）。
4、是否有独立的硬件设备作为邮件服务器。
5、企业目前的人数，和未来1－3年内人数的增长情况。
6、其它还需要确定的有：邮箱大小分配、邮件病毒扫描等。
如果没有完成1、2项，是没有办法装邮件系统的，必须先完善企业内部网及上网条件。
如果没有固定IP地址，安装一般的邮件系统则只能发不能收，购买福洽公司的星云互联?邮件系统，需要增加邮件网关模块，这一点购买时需注意。
必须有单独的PC机作为服务器。因为邮件系统需要24小时工作，如果邮件服务器兼做文件服务器、防火墙等服务是可以的。
一般的邮件系统都是根据用户数定价的，既要考虑当前的需要，又要为今后留有扩充的余地，本着够用、适度超前的原则，避免不必要的浪费。
购买是一定要问清楚邮件系统的功能，是否支持WEB方式管理、是否支持部门邮件列表、是否支持邮件病毒扫描等，必要的话，可以网上先试用一下，或下载DEMO版试用。
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三、选择邮件系统应该注意哪些？
企业为保证邮件系统可靠稳定，要选择一个合适的邮件系统。当前市场上邮件系统的售价极为悬殊，从几千元到数十万元，甚至到百万元。不同的邮件系统产品的特性也五花八门，各有千秋。这些都导致企业在邮件系统选购时经常会有一些误区，主要有以下几点：
1.速度最快的就是最好的？
这种情况主要因为很多邮件系统评测数据的误导，用户在选购的时候被性能指标迷惑，往往倾向于每秒投递数据高邮件系统。除了投递数量之外，投递的成功率、投递失败后重新投递次数也很重要。有时候，如果DNS不稳定、对方邮件服务器不正常，会导致投递失败。星云互联?邮件系统有一个延时重试算法，第一次投递失败后，400秒后会尝试第二次投递；第二次投递失败后，1600秒后会尝试第三次投递，以此类推。一周内, 邮件在邮件队列中进行多次投递尝试。一周后，邮件还是投递失败，则认为是永久投递失败，从邮件队列中清除。在保证投递成功率的基础上，投递速度才是有意义的。
2.功能最全、价格贵的就是最好的？
这种现象是相信“全功能”邮件系统，认为邮件系统要包括所有的模块，求大而全，不求专而精，有的邮件系统做了很多功能，语音邮件、视频邮件、日程安排等，其实很少用到。星云互联?邮件系统功能不是很多，但都比较实用，能简单才不简单。软件就是用的，好用、易用就是会赢得用户。
四、企业邮件系统应用发展趋势如何？
企业需要什么样的邮件系统？既能实现内部信息快速沟通、又能完成对外信息交换，这是企业对邮件系统的最基本要求。可是要真正能做到这一点并不容易。为什么？一般的邮件系统如Exchange, Lotus 要实现正常邮件收发功能，必须要有Internet唯一固定的IP地址，否则就会收不到信。如果托管到IDC，很容易解决IP,实现外部收发当然没有问题，但企业内部的邮件通讯就会很麻烦，发给局域网其它用户的邮件要先发到外部托管的邮件服务器，然后再由局域网另一用户从外部邮件服务器收下来，这封信绕了一圈，当邮件附件很大时，效率非常低，而且占用带宽，浪费不少通讯费用。如果把邮件服务器放在企业内部，要求企业有固定IP，就国内目前的网络环境来说，IP地址很紧张，一般申请DDN才会有固定IP， DDN的费用很高，一般企业也无力承受。
星云互联?邮件系统的出现，就解决了这个问题。一方面，星云互联?邮件系统是个完善的邮件服务器，支持标准SMTP, POP3, IMAP 协议；另一方面，星云互联?邮件系统还可以挂接一个邮件网关，定时收发外部邮件，使得没有IP地址，也能够正常收发内外部邮件。目前星云互联?邮件有windows版本/Linux AS4/BSD4/Solaris9/CentOS4.
随着企业信息化的深入，随着通讯手段的日益增多，电子邮件系统也不断成为其它通讯手段的基础平台，从而起着越来越重要的作用，我觉的企业邮件系统会有如下发展趋势：
1.多种通讯手段集成，如邮件和短消息、邮件和传真、邮件和语音等紧密集成，融为一台，成为UMS统一消息平台。
2.GroupWare . 以邮件系统为核心，形成类似OA系统的协同办公管理系统。与OA不同的是，OA强调工作流，适合于企业、行政审批部门；GroupWare注重合作、协同，即时沟通，文件共享，更适合一般企业办公应用。
3.嵌入式邮件。嵌入到个人信息通讯设备中。
综上所述，企业选择一款合适的邮件系统不但提升了企业形象，克服员工流动的影响，留住客户，随时随地对邮件进行监控备份，而且还能很好地节约办公成本，提高效率，更能提高企业信息化水平，走到世界的前端！
综上所述：（建立企业邮箱的好处）
1、建立企业中央文档库，为企业积累经验知识等无形资产；
2、实现企业内部资源的共享，提高信息数据的使用效率;
3、提高工作效率，便于协同工作，有利于团队建设；
4、减少人员流动带来的负面影响，保障工作的延续性；
5、将知识经验有效转化为生产力，显著降低企业成本；
6、优化规范化程度和工作透明度，提高企业自身管理能力
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