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如何做好岗位设计?丨HR,涨姿势


岗位设计的内涵

岗位设计是在工作分析的信息基础上,研究和分析工作如何做以促进组织目标的实现,以及如何使员工在工作中得到满意以调动员工的工作积极性。

岗位设计又称工作设计,是指根据组织需要,并兼顾个人的需要,规定每个岗位的任务、责任、权力以及组织中与其它岗位关系的过程。

它是把工作的内容、工作的资格条件和报酬结合起来,目的是满足员工和组织的需要。

岗位设计问题主要是组织向其员工分配工作任务和职责的方式问题,岗位设计是否得当对于激发员工的积极性,增强员工的满意感以及提高工作绩效都有重大影响。

岗位设计的主要内容

岗位设计的主要内容包括工作内容、工作职责和工作关系的设计三个方面。

1、工作内容

工作内容的设计是工作设计的重点,一般包括工作广度、深度、工作的自主性、工作的完整性以及工作的反馈五个方面:

1)工作的广度。即工作的多样性。工作设计得过于单一,员工容易感到枯燥和厌烦,因此设计工作时,尽量使工作多样化,使员工在完成任务的过程中能进行不同的活动,保持工作的兴趣。

2)工作的深度。设计的工作应具有从易到难的一定层次,对员工工作的技能提出不同程度的要求,从而增加工作的挑战性,激发员工的创造力和克服困难的能力。

3)工作的完整性。保证工作的完整性能使员工有成就感,即使是流水作业中的一个简单程序,也要是全过程,让员工见到自己的工作成果,感受到自己工作的意义。

4)工作的自主性。适当的自主权力能增加员工的工作责任感,使员工感到自己受到了信任和重视。认识到自己工作的重要,使员工工作的责任心增强,工作的热情提高。

5)工作的反馈性。工作的反馈包括两方面的信息:一是同事及上级对自己工作意见的反馈,如对自己工作能力,工作态度的评价等;二是工作本身的反馈,如工作的质量、数量、效率等。工作反馈信息使员工对自己的工作效果有个全面的认识,能正确引导和激励员工,有利于工作的精益求精。

2、工作职责

工作职责设计主要包括工作的责任、权力、方法以及工作中的相互沟通和协作等方面。

1)工作责任。工作责任设计就是员工在工作中应承担的职责及压力范围的界定,也就是工作负荷的设定。责任的界定要适度,工作负荷过低,无压力,会导致员工行为轻率和低效;工作负荷过高,压力过大又会影响员工的身心健康,会导致员工的抱怨和抵触。

2)工作权力。权力与责任是对应的,责任越大权力范围越广,否则二者脱节,会影响员工的工作积极性。

3)工作方法。包括领导对下级的工作方法,组织和个人的工作方法设计等。工作方法的设计具有灵活性和多样性,不同性质的工作根据其工作特点的不同采取的具体方法也不同,不能千篇一律。

4)相互沟通。沟通是一个信息交流的过程,是整个工作流程顺利进行的信息基础,包括垂直沟通,平行沟通,斜向沟通等形式。

5)协作。整个组织是有机联系的整体,是由若干个相互联系相互制约的环节构成的,每个环节的变化都会影响其它环节以及整个组织运行,因此各环节之间必须相互合作相互制约。

3、工作关系

组织中的工作关系,表现为协作关系,监督关系等各个方面。

通过以上三个方面的岗位设计,为组织的人力资源管理提供了依据,保证事(岗位)得其人,人尽其才,人事相宜;优化了人力资源配置,为员工创造更加能够发挥自身能力,提高工作效率,提供有效管理的环境保障。

岗位设计的方法

岗位设计的方法有多种,但其中心思想是工作丰富化,而工作丰富化的核心是激励的工作特征模型。

1、工作轮换

工作轮换工作轮换是属于工作设计的内容之一,指在组织的不同部门或在某一部门内部调动雇员的工作。目的在于让员工积累更多的工作经验。

2、工作扩大化

工作扩大化的做法是扩展一项工作包括的任务和职责,但是这些工作与员工以前承担的工作内容非常相似,只是一种工作内容在水平方向上的扩展,不需要员工具备新的技能,所以,并没有改变员工工作的枯燥和单调。

3、工作丰富化

所谓的工作丰富化是指在工作中赋予员工更多的责任、自主权和控制权。工作丰富化与工作扩大化、工作轮调都不同,它不是水平地增加员工工作的内容,而是垂直地增加工作内容。

这样员工会承担更多重的任务、更大的责任,员工有更大的自主权和更高程度的自我管理,还有对工作绩效的反馈。

影响岗位设计的主要因素

一个成功有效的岗位设计,必须综合考虑各种因素,即需要对工作进行周密的有目的的计划安排,并考虑到员工的具体素质、能力及各个方面的因素,也要考虑到本单位的管理方式、劳动条件、工作环境、政策机制等因素。具体进行岗位设计时,必须考虑以下几方面的因素:

1、员工的因素

人是组织活动中最基本的要素,员工需求的变化是岗位设计不断更新的一个重要因素。岗位设计的一个主要内容就是使员工在工作中得到最大的满足,随着文化教育和经济发展水平的提高,人们的需求层次提高了,除了一定的经济收益外,他们希望在自己的工作中得到锻炼和发展,对工作质量的要求也更高了。

只有重视员工的要求并开发和引导其兴趣,给他们的成长和发展创造有利条件和环境,才能激发员工的工作热情,增强组织吸引力,留住人才。否则随着员工的不满意程度的增加,带来的是员工的冷漠和生产低效,以致人才流失。

因此岗位设计时要尽可能地使工作特征与要求适合员工个人特征,使员工能在工作中发挥最大的潜力。

2、组织的因素

岗位设计最基本的目的是为了提高组织效率,增加产出。岗位设计离不开组织对工作的要求,具体进行设计时,应注意:

1)岗位设计的内容应包含组织所有的生产经营活动,以保证组织生产经营总目标的顺利有效实现。

2)全部岗位构成的责任体系应该能够保证组织总目标的实现。

3)岗位设计应该能够助于发挥员工的个人能力,提高组织效率。这就要求岗位设计时全面权衡经济效率原则和员工的职业生涯和心理上的需要,找到最佳平衡点,保证每个人满负荷工作,使组织获得组织的生产效益和员工个人满意度及安宁两方面的收益。

3、环境因素

环境因素包括人力供给和社会期望两方面。

1)岗位设计必须从现实情况出发,不能仅仅凭主观愿望,而要考虑与人力资源的实际水平相一致。例如:在我国目前人力资源素质不高的情况下,工作内容的设计应相对简单,在技术的引进上也应结合人力资源的情况,否则引进的技术没有合适的人使用,造成资源的浪费,影响组织的生产。

2)社会期望是指人们希望通过工作满足些什么。不同的员工其需求层次是不同的,这就要求在岗位设计时考虑一些人性方面的东西。

在21世纪,激励越来越受到管理者的重视,因为它是对员工从事劳动的内在动机的了解和促进,从而使员工在最有效率、最富有创造力的状态下工作。

岗位设计直接决定了人在其所从事的工作中干什么、怎么干,有无机动性,能否发挥其主动性、创造性,有没有可能形成良好的人际关系等。

优良的岗位设计能保证员工从工作本身寻得有意义与价值,可以使员工体验到工作的重要性和自己所负的责任,及时了解工作的结果,从而产生高度的内在激励作用,形成高质量的工作绩效及对工作高度的满足感,达到最佳激励水平,为充分发挥员工的主动性和积极性创造条件,组织才能形成具有持续发展的竞争力。

岗位设计的步骤

为了提高工作设计的效果,在进行工作设计时应按以下几个步骤来进行。

1.需求分析

工作设计的第一步就是对原有工作状况进行调查诊断,以决定是否应进行工作设计,应着重在哪些方面进行改进。一般来说,员工工作满意度下降和积极性较低、工作情绪消沉等情况,都是需要进行工作设计的现象。

2.可行性分析

在确认工作设计之后,还应进行可行性分析。首先应考虑该项工作是否能够通过工作设计改善工作特征,从经济效益、社会效益上看,是否值得投资;其次应该考虑员工是否具备从事新工作的心理与技能准备,如有必要,可先进行相应的培训学习。

3.评估工作特征

在可行性分析的基础上,正式成立工作设计小组负责工作设计,小组成员应包括工作设计专家、管理人员和一线员工,由工作设计小组负责调查、诊断和评估原有工作的基本特征,分析比较,提出需要改进的方面。

4.制定工作设计方案

根据工作调查和评估的结果,由工作设计小组提出可供选择的工作设计方案。工作设计方案中包括工作特征的改进对策以及新工作体系的工作职责、工作规程与工作方式等方面的内容。在方案确定后,可选择适当部门与人员进行试点,检验效果。

5.评价与推广

根据试点情况及进行研究工作设计的效果进行评价。评价主要集中于三个方面:员工的态度和反应、员工的工作绩效、企业的投资成本和效益。如果工作设计效果良好,应及时在同类型工作中进行推广应用,在更大范围内进行工作设计。

岗位设计中的社会技术理论

工作设计中的社会技术理论认为在工作设计中应该把技术因素与人的行为、心理因素结合起来考虑。

任何一个生产运作系统都包括两个子系统:技术子系统和社会子系统。如果只强调其中的一个而忽略另一个,就有可能导致整个系统的效率低下,因此应该把生产运作组织看作一个社会技术系统,其中包括人和设备、物料等,既然人也是投入要素,这个系统就应具有社会性。

人与这些物性因素结合得好坏不仅决定着系统的经济效益,还决定着人对工作的满意程度,而后者,对于现代人来说是很重要的一个问题。

因此,在工作设计中,着眼点与其说放在个人工作方式的完成方式上,不如说应该放在整个工作系统的工作方式上。也就是说,工作小组的工作方式应该比个人的工作方式更重要。

如果把生产运作组织方式、新技术的选择应用和工作设计联系起来考虑的话,还应该看到,随着新技术革命和信息时代的到来,以柔性自动化为主的生产模式正在成为主流。

但是,这种模式如果没有在工作设计中的思想和方法上的深刻变革,是不可能取得成功的。

为此,需要把技术引进和工作设计作为一个总体系统来研究,将技术、生产组织和人的工作方式三者相结合,强调在工作设计中注重促进人的个性的发展,注重激发人的积极性和劳动效率。

这种理论实际上奠定了现在所流行的 “团队工作”方式的基础。这种理论的生产组织方式与传统理论的生产组织方式的比较如下图所示:


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作者: 时间:2019-03-08 阅读:245 分享到: