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如何制定科学合理的岗位手册?丨HR,涨姿势


什么是岗位手册

岗位手册是针对企业管理人员和各业务部门工作人员所在岗位的工作职责、管理权限以及企业各项业务工作提出的具体规则与要求。

岗位手册的功能是多方面的。对于岗位新手,岗位手册可以作为培训教材,通过对岗位手册的学习,使新手能够很快了解并熟悉岗位要求,尽快进入工作角色;

对于在岗人员,岗位手册可以作为对照检查的标准,对照手册检查工作的不足和差距,不断提升工作能力;

同时,对于绩效考核部门,因为岗位手册使岗位工作标准化、规范化、易掌握、易监督、易考核,成为对部门和员工进行绩效考核的有效依据。

岗位手册的制定依据

不同的企业对岗位的总体要求是不同的,同一企业对不同岗位的要求也各具特点,因此,在制定岗位手册时,必须要全面考虑企业不同岗位的特点,以及企业各方面的状况。

1、企业特征及岗位特征

企业特征,即行业特征和自身特征。这里讲的企业特征及岗位特征是从更加微观的角度来考虑其细化特征。

企业特征对岗位手册内容的影响表现为:企业的总体工作作风直接影响和制约着各岗位工作人员的作风;企业的经营观念和经营哲学影响着各岗位工作人员的行为。企业所有岗位上的工作人员在工作中都必须与企业拥有的各种表现形态融为一体,使企业在统一的观念指导下运作企业的各项工作。

在管理工作中,企业对各工作岗位的要求不尽一致。如对生产管理者的要求是:

生产计划的制定与实施;生产人员的配备,生产能力的安排与调整;生产预算与成本控制,建立成本控制体系;制造工艺方法的改善,实施标准生产作业方法,并对员工进行技术培训、指导与考核;生产现场环境卫生管理,材料及物品管理;生产物料调配计划的制订与实施;等等。

而这些要求只适应于特定的企业,而不普遍适应于所有企业,这就是岗位特征决定的结果。

2、企业的管理制度

企业的管理制度包括企业对生产的管理制度、对人事的管理制度、对用工的管理制度、对总务后勤的管理制度、对经营计划的管理制度、对市场的管理制度、对服务的管理制度等等。

企业所有的管理制度对企业的岗位手册的制定均有重要的影响。

生产管理制度直接约束生产岗位的工作人员;人事管理制度直接约束人事岗位的工作人员,并同时约束到企业所有员工;总务、后勤管理制度直接约束总务、后勤岗位的工作人员;财务管理制度直接约束财会岗位的工作人员,并由他们执行对全体员工的管理;

经营计划管理制度直接约束经营计划岗位的工作人员;市场管理制度直接约束市场岗位的工作人员,并由他们执行对市场的管理;服务管理制度直接约束服务岗位的工作人员。

这说明,企业的各项管理制度是企业建立岗位手册最重要的依据之一。

3、企业CIS总体内涵

企业CIS总体内涵包括CIS的三大要素及其各项细化指标。企业理念系统对岗位手册建立的影响是:企业在各项工作岗位上必须要严格按照理念系统的要求约束每一个岗位的工作人员,使其表现出统一的企业精神、价值观、经营哲学和行为准则等。

同时也要遵从理念手册的要求,将理念手册中对企业理念系统的定位与分析真正融进各岗位的工作之中。如企业使命对企业来说是一种追求,一个目标,一项任务,但所有这些必然要转化为各岗位的分解目标、各岗位的不同任务。

只有将各岗位的任务全部得以确定和完成后,企业的使命才真正地变成了现实可及的追求。这是企业在落实理念手册中所必须做到的。

企业行为识别系统对岗位手册的影响是:企业中各工作岗位上的各项工作,就是一套完整的行为活动系统的表现。各岗位工作人员每天的工作,必须按照企业行为识别系统的要求进行。

因为,企业行为识别系统的对内活动表现为:教育培训、礼仪规范、工作环境、服务水准与态度等内容,所有这些活动均需要通过企业内部各岗位工作人员得以落实,没有各岗位工作人员对企业各项工作的落实,企业行为识别系统的建立就无从谈起。

而岗位手册的建立,其本身的要求就是一种对企业行为识别系统的落实。此外,员工手册、营销手册的要求均是对企业行为识别系统的落实。应该说,这三大手册就是企业行为识别系统手册。

企业视觉识别系统对岗位手册的影响是:企业各岗位工作人员上岗、上工时,必须表现出企业的统一标志,如工作服、工作证(岗位标牌)等。

岗位手册的基本内容

不同岗位的工作性质和特征决定了不同岗位工作的基本内容。

1、组织规程

1)基本概述:

企业各项组织规程的指导思想,制定组织规程的目的。

企业的领导制度和主要领导者职位、职务及其主要责任、权力等。

企业的领导体系和组织体系。

企业主要工作事项的管辖及运作程序。

企业的工作分工、分派程序、信息反馈、汇报程序等。

2)组织结构。按照企业的组织规程,决定企业的组织结构,例如,可设总经理办公室及其下属部门,生产部(或生产中心或各工厂)及其下属机构,销售部(或销售中心、营销公司)及其下属机构,财务部(或财会中心、投资中心)及其下属机构,等等。

企业的组织机构根据企业的规模、发展状况和工作重心进行设置与调整,它没有非常固定的模式,即使在一种模式的指导下,各企业具体部门的设定也可能不尽一致。

企业的组织机构设置只要能保持它独特的风格,有利于企业各项工作的开展,做到各部门、各岗位满负荷或相对满负荷运转,各项工作均有部门、岗位管辖和负责即可。

现代化的组织结构犹如一台运转的机器,需要各组成部分很好地协调与配合,发挥其各自的功效,以形成最佳的有机组合与运作,共同实现企业的价值与目标。

3)董事会事项。实行董事会领导下的企业,要规定董事会的职责、事项以及董事会存在的形式与任务。

2、直属部门职能

企业的直属部门是指直接受总经理或决策机构管辖的部门,如总经理办公室、生产部门(中心、工厂)、销售部门(中心、公司)、投资部门(中心、公司)等等。如果按这样的形式来设定,则企业直属部门的职能就要按其部门表现进行分配。

1)总经理办公室职责。如总经理办公室下设行政管理部(人力管理部、人力资源开发部)、后勤总务部、工程指挥部等等。总经理办公室要为各岗位划分岗位职责:行政管理部负责人力资源开发计划、人事制度的研究等工作;总务后勤部负责员工考勤、文书管理、保险联络、办公用品管理、厂区管理等各项工作;工程指挥部主要负责工程管理等工作。

2)生产部门的职责。主要规定生产管理职责、技术开发职责、质量检验职责、仓储运输职责、生产过程监控职责等等。

3)销售部门的职责。主要规定公关信息工作职责、国内市场工作职责、国际市场贸易工作职责等。

4)财务部门职责。主要规定财务会计职责、投资融资工作职责及各项目工作职责等等。

3、企业高级主管人员的职责权限

1)总则。企业组织结构各层级与等级的划分,各层级、等级的责任、权力等。

2)原则。提出业务执行原则、权限行使原则等。

3)高级主管职务工作说明。以职务说明书的方式规定总经理工作职责;各副总(含销售副总、生产副总、财务副总等职务)的工作职责,及总经理助理、办公室负责人的工作职责等。

4、企业总经理办公室各部门的主管职务工作说明

主要对行政管理部门经理、总务后勤部门经理等职务以职务说明书的方式进行职务岗位工作说明。

5、生产中心各部门的主要职务工作说明

主要对生产管理部经理、技术开发部经理、质量检验部经理、仓储运输部经理、安全保卫部经理等职务以职务说明书的方式进行职务、岗位工作说明。

6、销售中心各部门主管职务工作说明

主要对公关信息部经理、国际贸易部经理、国内市场部中各区域市场办事处经理、市场销售总监、国际市场部经理等职务以职务说明书的方式进行职务、岗位工作说明。

7、财务中心各部门主管职务工作说明

主要对财务会计部经理、投资融资部经理及各项目经理等职务以职务说明书的方式进行职务、岗位工作说明。

此外,在岗位手册中,还有对其他一些相关事项的规定与说明。如有些企业规定有例会制度,其例会制度也应在岗位手册中将规则、规定明晰化。

8、关于例会制度的规程

主要规定经营会议规程,生产工作会议规程,销售工作会议规程,财务投资、融资工作会议规程等。在各工作会议规程中要规定会议的性质、目的、会议的组织工作,会议所讨论的事项。

会议所讨论的事项应包括人事、财务、市场、新事业、新项目、法律、规章制度等各项内容。每次会议所讨论的内容不尽一致,它要根据企业运作过程中所出现的状况而定,一般应抓住一个时期的主要矛盾、核心性问题进行讨论。

每次会议之前都应确定会议议题,并围绕会议议题展开讨论。

生产工作会议是有关企业生产决策、生产技术问题的解决、生产任务的研究与安排、新产品创新等工作的会议。

销售工作会议是有关企业促销方案的决策、重大公关活动的开展、广告计划的实施、CIS工作的落实、销售工作的总结、销售计划与策略的执行等项工作的会议。

财务工作会议是有关对企业财务预算、决策、投资、融资、债权、债务、利润计算与分配等项工作进行研讨、审议和实施的工作会议。

以上,只对企业中层以上主管人员各岗位、各职务工作的要求进行了说明。在企业的实际工作中,各岗位都有其具体的工作职责,从而要求企业对各岗位、各职务都要规定并说明其工作职责与工作内容。

实行层次管理的企业,要层层制定各岗位职务与各职务工作内容,做到层层下发,层层管理与安排,并层层进行监督和检查,从而形成一张有序的管理网络与管理系统。

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作者: 时间:2019-03-16 阅读:383 分享到: